Spisová služba Acta

Acta je elektronický systém spisové služby sloužící k udržení přehledu o stavu, změnách a pohybu písemností v organizaci s možností příjmu došlých písemností a vypravení vlastních písemností poštou, emailem nebo datovými schránkami. Záznamy o stavu, změnách a pohybu písemností v Acta musí být vždy v aktuálním stavu a musí odpovídat fyzickému stavu těchto písemností. 

 

Spisová služba Acta se řídí platnými zákony:

  • zákonem č.499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění,
  • vyhláškou č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby,
  • vyhláškou č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách,
  • zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů v platném znění,
  • vyhláškou č. 149/2009 Sb., o užívání a provozování informačního systému datových schránek.

Spisová služba Acta je svými postupy plně podřízena vnitřnímu spisovému řádu organizace, do něhož jsou její funkce implementovány. Součástí řešení Acta je propracovaný systém přístupových práv ke spisům, písemnostem a dokumentům na úrovni jednotlivých útvarů organizační struktury, funkčních pracovnách pozic nebo konkrétních uživatelů. Práce s jednotlivými písemnostmi a spisy je řízena definovanými procesy. Každá změna v evidenci a pohybu písemností a spisů je zaznamenána a následně dohledatelná v  jejich historii.